Le courrier d’accompagnement
Quelque soit le type de dossier que vous devez renvoyer, le courrier d’accompagnement est indispensable et doit contenir toutes les données nécessaires pour l’orientation de votre dossier. On doit y trouver :
- le nom de la personne destinataire et ses coordonnées,
- Les coordonnées de l’école ou du porteur de projet (adresse et téléphone),
- Le nom de la personne à contacter pour avoir plus de renseignements complémentaires,
- Le titre du projet et son contenu synthétisé en une phrase,
- Le montant de la subvention demandée et le programme de financement sollicité.
Vous pouvez télécharger un modèle de courrier d’accompagnement qui vous aidera dans votre rédaction (Télécharger le modèle de courrier en format Pdf).
L’envoi et le suivi du dossier
Ça y est, le dossier est prêt à partir. Un dernier pointage des pièces à fournir est souvent nécessaire.
L’envoi du dossier par la poste peut se faire en recommandé. Un accusé de réception vous permettra de savoir si votre dossier est bien arrivé à la bonne adresse et à quelle date, ce qui peut être utile par la suite en cas de perte dans les dédales d’une administration.
Il faut désormais s’assurer que le dossier est dans les "bons tuyaux", c'est-à-dire dans les mains de la bonne personne. Quelques jours après l’envoi, assurez-vous par téléphone que le destinataire du dossier l’a bien en sa possession et profitez en tout de suite pour lui demander de vous confirmer si il est complet où non. Si tout est parfait, il ne vous reste plus qu’à attendre le jour "J" de la grande décision. Si votre dossier n’est pas encore à bon port, à vous de remonter la piste et de le retrouver !
La notification
Bravo, votre dossier a été sélectionné, le jury a décidé de vous attribuer votre subvention. Dans tous les cas, que ce soit un refus ou une acceptation, le bailleur de fonds est tenu de vous informer par courrier et vous envoie une notification de subvention. Celle-ci est la preuve de son engagement financier.
Attention ! Ne commencez jamais à engager des dépenses avant d’avoir ce sésame, et ce pour deux raisons :
- des assurances orales n’engagent pas juridiquement le bailleur de fonds. Il peut changer d’avis à tout moment sans que vous puissiez prouver son engagement de départ. De plus, la personne qui vous répond au téléphone n’est pas forcément celle qui décide de l’attribution de la subvention et son avis n’engage pas l’organisme dans lequel elle travaille !
- certains bailleurs de fonds n’admettent pas des justificatifs de dépenses antérieurs à la date de notification. Dans ce cas, vos dépenses ne seront pas remboursées...
