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L'apurement des factures et des paiements est un acte extra-comptable et est en fait un moyen mnémotechnique pour l'utilisateur. Le fait qu'une facture soit oui ou non apurée indique à l'utilisateur si la facture a oui ou non été payée.
Briljant Account utilise également les apurements lors de la création de rappels: les rappels ne sont envoyés que pour les factures non-apurées.
L'apurement d'une facture par rapport à un paiement s'effectue automatiquement lors de la comptabilisation du paiement par rapport à cette facture. Dès que le montant de la facture et du paiement (ou paiement partiel + paiement du solde) sont identiques, ils sont apurés l'un envers l'autre et toutes les opérations concernées obtiennent le même numéro d'apurement.
Dans certains cas, l'apurement n'est pas automatique, par ex. lorsque la facture et le paiement ne sont pas identiques et que vous comptabilisez la différence comme remise fournisseur. Vous pouvez alors ensuite apurer la facture et les montants correspondants de façon manuelle.
L'écriture d'une facture apurée ne peut être modifiée que de façon restreinte. Le numéro du client ou du fournisseur et le montant ne sont plus modifiables, les détails par contre le sont encore (à condition que la période ne soit pas clôturée ou que la déclaration de TVA n'ait pas été créée de façon définitive pour cette période).
Vous pouvez annuler une facture apurée et un paiement de façon manuelle, c'est-à-dire supprimer les numéros d'apurement.
Supposons que vous ayez sélectionné une autre facture avec le même montant lors de la comptabilisation d'un paiement. Strictement parlant, vous n'avez pas fait d'erreur comptable, Débit = Crédit. Mais l'apurement n'est pas correct. Et étant donné que les rappels sont créés sur base des apurements, un rappel sera envoyé pour la mauvaise facture. Dans ce cas, vous pouvez supprimer l'apurement de façon manuelle et effectuez à nouveau l'apurement.
Exemple: dans l'exemple ci-dessous d'un fournisseur, vous voyez à la ligne 1 et 2 que la facture 17 a été apurée par rapport au paiement Fortis n° 1.
Les autres lignes concernent une autre facture, un paiement incomplet de cette facture et une opération diverse pour comptabiliser la différence comme remise fournisseur. Voir Apurements manuels.
Voir toutes les opérations
Lorsque vous ouvrez l''onglet Aperçu aux écrans Clients, Fournisseurs, Comptes, les opérations non-apurées sont affichées par défaut. Si vous voulez voir toutes les opérations, donc également les opérations apurées, cochez le champ Pointées également.
Classement selon le numéro d'apurement
Lors de l'ouverture de l'onglet Aperçu, le classement est automatiquement effectué sur la "Date". Si vous sélectionnez "N° Apurement" comme classement, toutes les opérations avec le même numéro d'apurement seront groupées. Ceci facilite les recherches, surtout lorsqu'il a beaucoup d'opérations.