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Déclaration de l'Association Régionale des Directeurs et Ingénieurs Communaux relative à la protection de la vie privée au regard du Règlement général de la protection des données (RGPD) en vigueur le 25 mai 2018

L'Association Régionale des Directeurs et Ingénieurs Communaux, asbl, ci-après dénommée "l'Association", accorde une grande importance à la protection de la vie privée de ses membres. 

Cette Déclaration Vie Privée fournit des informations détaillées concernant la protection des données à caractère personnel des membres par l'Association, dont le siège social est situé rue de l'Etoile 14/2 à 5000 NAMUR. 

L'Association est responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. 

Le but de cette Déclaration Vie Privée est d’informer les membres des données à caractère personnel (ci-après appelées "données personnelles") que l'Association utilise, des raisons pour lesquelles elles sont utilisées et partagées, de la durée de leur conservation et des modalités d’exercice des droits relatifs à ces données. 

1. Quelles données personnelles sont traitées ? 

L'Association recueille et utilise uniquement les données personnelles qui sont nécessaires dans le cadre de ses activités. 

L'Association recueille auprès de ses membres différentes catégories de données personnelles, notamment des :

• Données d’identification (nom, prénom, nationalité, date de naissance, photo) ;

• Données de contact (adresses postale et électronique, numéro de téléphone et fax) ;

• Informations professionnelles et relatives aux études (emploi, nom de l’employeur, niveau d’étude) ;

• Données relatives aux secteurs d'activités, associations ou groupe de travail dont les membres font partie. 

L'Association ne traite jamais de données relatives aux origines raciales ou ethniques, aux opinions politiques, religion, convictions philosophiques ou l'appartenance syndicale, données génétiques, vie sexuelle ou orientation sexuelle. 

Les données que l'Association utilise sont collectées directement auprès des membres dans le but d’établir, de vérifier ou compléter la base de données de ses membres. 

2. Pourquoi et sur quel fondement l'Association utilise-t-elle les données personnelles ?

a. Pour se conformer aux obligations légales et réglementaires découlant de la législation relative aux asbl et autres. 

b. Pour servir les intérêts légitimes et but de l'Association.  Parmi les objectifs de l'Association figurent le développement des liens d’amitié, de solidarité et de camaraderie entre les membres ; la promotion de liens de soutien réciproque et de solidarité spécialement dans le domaine professionnel et la stimulation du développement des réseaux professionnels entre et par les membres (Référence Statuts de l'Association Article 3).  Ceci requiert que les membres puissent prendre contact entre eux sur base d’affinités professionnels ou personnelles et donc la nécessité d’établir une base de données pour constituer un annuaire des membres. 

3. Avec qui l'Association partage-t-elle les données personnelles de ses membres ?  

Afin d’accomplir les finalités précitées, l'Association divulgue les données ou partie des données personnelles uniquement aux membres de l'Association. 

4. Pendant combien de temps les données personnelles sont-elles conservées ?

L'Association conserve les données personnelles dans la base de données aussi longtemps que les membres sont en ordre ou non  de cotisation et la durée de conservation est liée à la durée de l'adhésion du membre à l'Association. 

5. L'Association conserve-t-elle les données personnelles de manière sûre ?

Les données personnelles sont traitées de manière sûre. 

L'Association utilise les mesures de sécurité existantes pour protéger correctement les données personnelles telles que les images sur le site de l'Association contre tout accès, toute utilisation, perte ou divulgation non autorisée.  Les systèmes informatiques où sont stockées les données sont dotés d'anti-virus performants mis à jour avec la régularité requise. 

6. Quels sont les droits des membres et de quelle manière peuvent-ils les exercer ?

Conformément à la réglementation applicable, les membres disposent de différents droits, à savoir :

a. Droit d’accès : les membres peuvent obtenir des informations concernant le traitement de leurs données personnelles ainsi qu’une copie de ces données personnelles. 

b. Droit de rectification : si les membres estiment que les données personnelles sont inexactes ou incomplètes, ils peuvent exiger que ces données personnelles soient modifiées en conséquence. 

c. Droit à l’effacement : les membres peuvent exiger l’effacement de ou des données personnelles. 

d. Droit à la limitation du traitement : les membres peuvent demander la limitation du traitement de leurs données personnelles. 

e. Droit d’opposition : les membres peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles, pour des motifs liés à leur situation particulière. 

f. Droit de retirer leur consentement : si les membres ont donné leur consentement au traitement de leurs données personnelles, ils ont le droit de retirer ce consentement à tout moment. 

g. Les membres peuvent exercer les droits listés ci-dessus en contactant l'Association via les canaux suivants à partir du 25 mai 2018 : 

(1) Par courrier postal adressé à :

Association Régionale des Directeurs et Ingénieurs Communaux, asbl

rue de l'Etoile 14/2

5000 NAMUR

(2) Par courrier électronique adressé à :

secretariat@ardic.be

7. De quelle manière les membres sont-ils informés des modifications apportées à cette Déclaration Vie Privée ?

Dans un monde en constante évolution technologique et vu le développement de la législation et réglementation en la matière, l'Association actualisera régulièrement la Déclaration Vie Privée.  Les membres sont invités à prendre connaissance de la dernière version de ce document sur le site l'Association "www.ardic.be" et ils seront informés de toute modification substantielle par le biais du site ou via la revue ARDIC INFO ou tout autre mode de communications approprié. 

8. Comment contacter l'Association ?

 Les membres qui ont des questions concernant leurs données personnelles comme décrit dans cette Déclaration Vie Privée peuvent contacter le secrétariat de l'Association via secretariat@ardic.be